残業ナシが当たり前に!仕事の効率化を図って定時に帰る7つの方法

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「いつまでたっても仕事が終わらない」「今日も残業だ」「定時に帰れる仕事に就きたい」などと嘆いてはいませんか?そんな悩みを持つ方は、それは能力があるかどうか以前の問題かもしれません。つまりは仕事を効率的にこなせていないのではないでしょうか?

仕事は効率化させるコツをつかめば順調に進むものです。より効率化することで、時間にも余裕が生まれ、新しい仕事に取り組むことが出来るようになります。

仕事の効率化を高める事が出来れば、自ずと「出来るビジネスマン」へと変貌を遂げることになります。今回紹介する7つの方法を実戦して、「出来るビジネスマン」になりましょう!

仕事の優先順位をつける


漠然と目の前の仕事を片っ端から減らしていくことを考えていると、いつまでやったら終わるのかが全く見えてきません。また、本当は提出しなくてはいけなかった仕事が、他の作業に手間取ってしまったおかげで遅れてしまうこともあるでしょう。

そこで、仕事に優先順位をつけることで効率化を図りましょう。今どんな仕事を抱えていて、それぞれいつまでにやらなくてはいけないものなのかを把握します。

そして、それぞれのタスクにどれくらいの時間がかかるのかをざっとイメージします。すると、今日やらなくてはいけない仕事と明日でも良い仕事が見えてくるはずです。

デスクを整理整頓する


あなたの仕事の効率が悪い原因の1つは間違いなくデスクにあります。デスクが散らかっていると、必要な書類を探すために時間がかかってしまったり、大切なメモがどこにいったのか分からなくなったり、散らかっているためにやる気が湧かなかったりするでしょう。

必要なものを探すための時間は非常にムダな時間であると言えます。つまりは非効率です。デスクを整理し、どこに何があるのかを把握しておくことで効率がアップします。

できないことは人に頼む


できない仕事は基本、断る方が先方にも迷惑をかけなくて済みます。ところが、会社としての判断を考え場合、断ってばかりもいられません。仕事をとってくるためには苦手なことも引き受けなくてはいけない場合もあるのです。

苦手なことを行うには労力も時間もかかります。そこで、苦手なことは得意な人にお願いすることで効率化できます。同僚にお願いする、もしくは外注することが考えられます。

翌日のスケジュールを前日に見直す


一日の始めから「さて、今日は何からやろうかな」と考えているようでは、非常にムダな時間を過ごすことになります。今日やらなくてはいけないことは、前日までにリストアップし、スケジュールを組み立てておくことで、一日のスタートから効率的に動くことができます。

例えば、朝から新たな仕事が振られたとしても、今の自分の作業量と比較し今引き受けられるのか、それともいつまでであれば作業が可能なのかを即時に判断することが出来ます。言われたことをそのまま引き受け続けるといつかパンクしてしまいます。

常に100%を目指さない


効率の悪いビジネスマンは上司から頼まれた仕事に対して常に100%の成果を出そうとしてしまいます。最初から自力で100%の完成物を作ろうと思ったら、多大な労力が必要になります。

特に緊急の指示がない場合は、上司が期待していることは期日までに完成させることです。

であれば、最初から完璧なものを提出するよりも、最初は70%程度のものであっても、「これで方向性は合っていますでしょうか?」と上司に確認をしながら徐々に100%に近づけていくことで効率化できます。

分からないことはすぐに聞く


分からないことをそのままにしていると、結局最後にやり直しをする羽目になり、非効率です。また、自力で分からないことをインターネットなどで調べようとすれば余計な時間がかかってしまいます。

15分自力で頑張っても分からないようであれば、分かる人に聞きましょう。同じことを何度も確認するのは論外ですが、分からないことを素直に聞くことは悪いことではありません。

分からないことをそのままにして、自己解釈で仕事を進めると、効率も悪化していく一方になります。仕事の効率化を高まるためには他人の力を借りましょう。

チームの力を利用する


仕事は1人では成り立ちません。営業、広報、制作、経理、総務など様々な役割の人たちがいることで成り立つのです。同じ部署のメンバーもそうです。それぞれに得意分野があり、それぞれの担当があります。

効率的な仕事が出来るビジネスマンは、チームの力を上手に使って仕事を進めます。間違っても1人で仕事を抱えることをしません。自分の仕事の状況をしっかりと上司に報告し、同僚のフォローを行い、必要であれば自分のフォローを行ってもらいます。

1人であれもこれもと頑張るよりも、チームの力を使った方が仕事は効率的に進みます。

まとめ

仕事の効率化を高める方法を7つ紹介しましたがいかがでしょうか。

仕事の効率化をはかり、出来るビジネスマンを目指す方はぜひトライしてみてください。

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