非生産的だった会議にイノベーションが起きる！７つの効率化方法

「これは一体何のための会議なのか、趣旨がわからない」「会議は時間ばかりかかって嫌だ」そんな意見があちこちから聞こえてきませんか？会議とは時間がかかって、つまらなく、生産性の低いものというイメージが定着しています。

会議と言う名のムダな時間を過ごしているくらいなら通常業務をしていたほうが生産的なのでは？と部下から思われてしまうのも仕方ありません。しかし、会社やチームの情報共有を促したり、方向性を明確にしたり、新たな意見を求めたりと会議はとても重要なものです。

そこで、非生産的でムダな時間に革命を起こす「効率的な会議」を行うための方法を7つ紹介します。

テーマと出口を明確にする

ストレスの高い会議の大きな原因は「何のための会議かわからない」「いつまでやるのかわからない」ことです。それを防ぐために、「今回の会議の目的は何か」「話し合うテーマは何か」「出口（結論）はどこか」を明確に示しておきましょう。

テーマと出口が明確になっていることで会議が横道にそれることを防ぎ、「何のための会議だったのかわからない」という状態を防ぐことが出来ます。

テーマと出口を事前に、もしくは会議の冒頭で確認をし、参加者に同意を求めることで効率化が図りましょう。

会議を効率的に進行させるためには、進行役を設けることが重要です。中立的な立場で、意見が出ていない人から意見を求めたり、話し合いの内容をまとめたりする人のことをファシリテーターと言います。

ファシリテーターを導入することによって、一部の人だけが意見を述べてその意見に押し流されてしまったり、意見が対立したままで会議が時間切れになってしまったり、議題が横道にそれることを防ぐことが出来ます。

ファシリテーターが会議を軌道修正し、まとめてくれることによって会議を効率化することができます。

突然会議に参加し、意見を求められても咄嗟に出てこないことがあります。しかも、よく考えていない表面だけの意見になってしまうリスクがあります。これでは建設的で良い意見など得られません。

そのため、事前にどのような会議を行うのか、意見を求めていることなどについて周知しておくと効率的です。そして、事前に意見を求めた議題に対してよく考えてもらった上で会議に参加してもらうことで、良い意見が集まりやすくもなります。

ストレスのある会議の特徴として、終わりの時間が見えないことが挙げられます。いつまで続くのかわからず、延々と行われる意見の応酬はストレス以外の何ものでもありません。会議の後のスケジュールも立てにくくなってしまいます。

そこで、始めに「会議は○時まで」だったりタイマーなど活用して「今日の会議は◯分」とあらかじめ時間制限を設けて、その時間までに終えるようにしましょう。

時間制限があることで、会議を効率化し、ムダな議論や休憩時間などを省くことができます。

会議を進めていくと、今の議題がどのような意見が出て、どのようにまとまったのかわからなくなることがあります。そのたびに振り返りを行っていては時間のムダです。

その場でホワイトボードなどにまとめ、話の流れがわかるようにしておきましょう。パソコンでその場の意見をまとめたものを、プロジェクターで投影し、確認するのも良いでしょう。

耳で聞くだけでは人の記憶には残りにくいので、目で見て確認できるように工夫することによって効率化を図ることが出来ます。

先進的な企業が取り入れている会議の効率化の方法の１つに、立って会議をするという方法があります。立ちっぱなしで会議をすることで、肉体的に限界が来る前に会議を終えられるというメリットがあります。

誰でも立ちっぱなしは疲れますし、出来るだけ早く終えるための協力は惜しまないでしょう。

また、立って会議を行うことで、形式張った重々しい雰囲気ではなく、フランクに話を進めることが出来、活発な意見交換が可能になります。

当日に「本日のアジェンダ」などの資料を配布すると、配布する時間、確認する時間が取られてしまいます。もっと言えば、配布資料をコピーする時間、資料作成をする時間も必要になってしまいます。

ペーパーレスにすることによってそれらの時間が削減され、会議を効率化することができます。さらには、ペーパーレスによってインクと紙のコスト削減も図ることができます。時代はタブレットを使ったペーパーレスへと移行しています！

いかがでしょうか？会議を効率化する方法を7つ紹介しました。ムダな会議とムダな時間を削減することは会社にとっても生産性が上がり、とても喜ばしいことです。

まだ非生産的なムダな会議をしているようであれば、ぜひ会議の効率化を提案してみてましょう。